1. Cos’è il whistleblowing?

Il “whistleblowing” è la segnalazione, da parte delle persone che lavorano in un’azienda o collaborano con essa, di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea di cui siano venute a conoscenza nel proprio contesto lavorativo.

 

A partire dal 17 dicembre 2023, la legge italiana[1] impone a numerose realtà – fra cui La Zolla – l’obbligo di dotarsi di una specifica procedura per la ricezione e la gestione delle segnalazioni in questa materia.

A coloro che segnalano nelle forme previste dalla legge (e dettagliate in questo documento) la legge offre una serie di tutele, affinché essi siano protetti e non corrano rischi conseguenti alla comunicazione.

 

Il presente documento, redatto in conformità alle linee guida ed alle indicazioni operative più autorevoli in materia[2], illustra e disciplina gli aspetti più rilevanti ed offre istruzioni sull’inoltro della segnalazione che possa riguardare La Zolla.

 

2. Cosa segnalare?

La legge accorda le tutele soltanto se la segnalazione rispetta una serie di requisiti che saranno indicati di seguito.

In particolare, soltanto alcuni comportamenti possono essere oggetto di segnalazione “whistleblowing”, obbligando così La Zolla a prenderle in considerazione nei tempi e nei modi previsti dalla legge e a tutelare il segnalante.

 

Se – viceversa – si intende segnalare comportamenti non rilevanti secondo le norme del “whistleblowing”, sarà necessario utilizzare le ordinarie modalità di comunicazione ai responsabili di volta in volta competenti: l’utilizzo erroneo della procedura “whistleblowing” potrebbe comportare, infatti, che il ricevente la segnalazione non disponga dei poteri per affrontare il problema, limitandosi così all’archiviazione della segnalazione, senza alcun ulteriore provvedimento.

 

Contenuto CORRETTO (usare procedura whistleblowing)

Esempi di contenuto NON corretto (utilizzare canali ordinari di segnalazione)

la commissione dei reati tassativamente previsti dal d.lgs. 231/2001;   la violazione del Modello Organizzativo adottato/in via di adozione) dalla società cooperativa La Zolla ai sensi del d.lgs. 231/2001;   la violazione della normativa europea in materia di contratti pubblici e appalti, riciclaggio, terrorismo, tutela dell’ambiente, sicurezza dei trasporti, sicurezza alimentare, salute pubblica, privacy, frodi fiscali, concorrenza e aiuti di Stato.

Criticità personali del proprio rapporto di lavoro (es. vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali fra colleghi ecc.)   Irregolarità che non hanno rilevanza penale (es. inadempienze dei fornitori, normali necessità di manutenzione, ritardi di pagamento ecc.)   Violazioni in materia di privacy in assenza di una lesione dell’interesse pubblico o dell’integrità della Zolla

 

3. Chi può segnalare?

La legge individua i lavoratori presso le Società come i primi e più importanti soggetti legittimati ad inoltrare segnalazioni. Ad essi si aggiungono anche soggetti che intrattengono con La Zolla un rapporto qualificato, sia pure di natura diversa dal lavoro dipendente.

 

E’ però condizione imprescindibile, per tutte le categorie di legittimati, che la conoscenza della violazione sia avvenuta in contesto lavorativo.

 

In dettaglio, oltre agli attuali dipendenti de La Zolla (assunti o anche semplicemente in prova o in tirocinio), sono legittimati alla segnalazione anche:

 

• coloro che abbiano già terminato il loro rapporto lavorativo con la Società, a condizione che le informazioni sulla violazione siano state acquisite durante lo svolgimento del rapporto di lavoro;
• coloro che, pur non avendo ancora iniziato il rapporto lavorativo con la Società, abbiano conosciuto la violazione da segnalare durante le fasi precontrattuali o le procedure di selezione;
• coloro che, pur non essendo lavoratori, abbiano tuttavia con La Zolla un rapporto qualificato: soci, amministratori, sindaci, revisori, componenti dell’Organismo di Vigilanza, consulenti esterni, collaboratori, tirocinanti e volontari.

 

 

4. Chi prende in carico la segnalazione?

Punto da definire: dopo l’adozione del Modello 231, è opportuno che sia l’Organismo di Vigilanza; nel frattempo può essere il Direttore generale de La Zolla? Cfr. p. 14 ss. Linee guida Confindustria

 

Il Gestore (ossia l’incaricato a prendere in gestione la segnalazione) è obbligato a comunicare al segnalante, entro sette giorni dalla presentazione, di avere ricevuto la segnalazione stessa. Ciò ovviamente non significa che il Gestore abbia già completamente valutato il contenuto del messaggio, ma semplicemente che il messaggio è correttamente pervenuto.

 

Entro tre mesi dalla comunicazione di ricezione, il Gestore svolgerà le proprie verifiche e valutazioni e dovrà comunicare al segnalante, in alternativa:

1. Che la segnalazione è stata archiviata, motivando la decisione (per es. perché ritenuta insussistente o perché difettava di elementi essenziali);
2. Che si è accertata la fondatezza della segnalazione, prendendo gli opportuni provvedimenti;
3. Che si stanno ancora svolgendo approfondimenti e indicando le ulteriori attività che si intendono ancora effettuare per poter completare la conoscenza e la valutazione di quanto segnalato.
   1. A questa comunicazione interlocutoria seguirà, pertanto, anche la comunicazione dell’esito finale dell’approfondimento, quando sarà presa: esso potrà essere di archiviazione o accertare la fondatezza di quanto segnalato.

 

5. Quale contenuto deve avere la segnalazione?

Per poter consentire una valutazione corretta e completa, la segnalazione deve essere il più possibile precisa e chiara.

 

Si dovrà quindi evitare di riferire semplici “voci di corridoio”, presunzioni, sensazioni o notizie di pubblico dominio, così come non sarà sufficiente limitarsi ad inoltrare documentazione senza identificare i principali aspetti problematici che – a giudizio del segnalante – dovrebbero emergere da essi.

Le segnalazioni prive della necessaria precisione e chiarezza saranno quindi archiviate: non rileveranno ai fini della normativa whistleblowing e La Zolla non sarà tenuta a tenerle in considerazione.

 

Pertanto, le segnalazioni dovranno contenere:

 

1. una descrizione il più possibile accurata dei fatti oggetto della segnalazione, l’indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui tali fatti si sono verificati, le modalità attraverso le quali il segnalante ne è venuto a conoscenza e ogni altro elemento di fatto utile a consentire la comprensione della segnalazione;
2. l’indicazione delle generalità del soggetto a cui vengono attribuiti i fatti segnalati o ogni altro elemento utile a consentirne l’identificazione;
3. l’indicazione delle generalità del segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita) e di un suo recapito, a cui comunicare la presa in carico e gli aggiornamenti in merito alla segnalazione.
   1. La Zolla si riserva di valutare anche le segnalazioni anonime, purchè esse siano dettagliate, precise, corredate da idonea documentazione e vengano espressamente descritti fatti oggettivi che impongono il ricorso all’anonimato. In mancanza di questi requisiti, le segnalazioni anonime non saranno valutate.
4. l’indicazione, per quanto possibile, di altre persone direttamente coinvolte nella segnalazione: anche loro, infatti, dovranno essere tutelate ai sensi della normativa whistleblowing. Si tratta, in particolare, di:
   1. cd. facilitatore, ovvero la persona che opera nel medesimo contesto lavorativo del segnalante e lo assiste nel processo di segnalazione;
   2. persone che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante e sono legate allo stesso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
   3. colleghi di lavoro che hanno con il segnalante un rapporto abituale e corrente;
   4. enti di proprietà del segnalante (per es. Società di cui possiede quote ecc.);
   5. enti, diversi da La Zolla, presso il quale il segnalante eventualmente lavori.

 

6. In che modo si deve segnalare?

Adempiendo alle norme, La Zolla si è dotata di strumenti che consentano facilmente l’inoltro di una segnalazione.

 

Dalla home page del sito internet www.lazolla.it, anzitutto, è possibile accedere alla piattaforma…

• Segnalazione scritta/Richiesta colloquio orale/Segnalazione anonima

 

In alternativa, è possibile anche inoltrare una segnalazione in forma cartacea, mandando una lettera raccomandata all’indirizzo della sede legale (via Giulio Carcano, 53 – 20141 Milano) ed indicando sull’esterno della busta la dicitura WHISTLEBLOWING.

I dipendenti, infatti, hanno il divieto di aprire solamente le buste recanti questa dicitura, che dovranno essere recapitate, ancora sigillate, soltanto al Gestore (cfr. paragrafo 4).

In mancanza di tale segnalazione, non sarà possibile garantire la necessaria riservatezza dell’identità del segnalante; un possibile espediente per aumentare la sicurezza della comunicazione potrebbe essere quello di introdurre – all’interno della raccomandata – anche un’ulteriore busta chiusa, in cui inserire le generalità del segnalante.

 

7. Quali strumenti se la segnalazione interna è insoddisfacente?

La legge prevede alcuni casi in cui è possibile utilizzare strumenti diversi rispetto alla segnalazione a La Zolla illustrata nei paragrafi precedenti.

 

A determinate condizioni, infatti, è possibile inoltrare una segnalazione esterna all’ANAC – Autorità Nazionale Anti Corruzione.

 

Le tutele nei confronti del segnalante possono inoltre operare anche in alcune ulteriori ipotesi, in cui diviene legittimo anche divulgare pubblicamente i fatti oggetto di segnalazione.

 

In dettaglio, al segnalante è garantita la possibilità di effettuare la segnalazione all’ANAC quando:

1.  la piattaforma … presenti malfunzionamenti tali da impedire la presentazione della segnalazione;
2. la segnalazione inviata tramite la piattaforma … non ha avuto seguito, nel senso che il segnalante non ha ricevuto nessuna informativa di presa in carico o comunicazione dell’esito della segnalazione;
3. il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse la segnalazione interna, questa non avrebbe seguito o andrebbe incontro a ritorsioni;
4. il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Per le modalità di presentazione e di gestione delle segnalazioni esterne all’ANAC si rimanda al Regolamento adottato dalla medesima Autorità con delibera n. 301 del 12 luglio 2023, posto in appendice al presente Regolamento.

 

La diffusione pubblica delle informazioni è invece legittima, ai fini del whistleblowing, se ricorre almeno una di queste condizioni:

1. che sia stata effettuata una segnalazione interna e/o esterna senza aver ricevuto alcun riscontro;
2. che il segnalante abbia fondati motivi per ritenere sussistente un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse, inteso come una situazione di emergenza o rischio di danno irreversibile, che richieda che la violazione sia tempestivamente violata (ad es. in caso di pericolo per l’incolumità fisica di una o più persone);
3. che il segnalante abbia fondati motivi per ritenere che la segnalazione esterna (cioè all’ANAC) possa comportare un rischio di ritorsione o non avere seguito a causa di gravi negligenze o comportamenti dolosi.

 

8. Quali sono le tutele per chi segnala?

 

La legge vieta qualsiasi forma di ritorsione nei confronti del segnalante o di altra persona coinvolta nella segnalazione, in conseguenza della segnalazione stessa. Per ritorsione si intende qualsiasi comportamento, azione od omissione, anche solo tentato o minacciato, che si verifichi nel contesto lavorativo provocando ai soggetti tutelati un danno ingiusto.

Il segnalante (o altra persona coinvolta nella segnalazione) che ritenga di aver subito una ritorsione per effetto della segnalazione effettuata lo comunica all’ANAC secondo le modalità previste dal Regolamento adottato dalla medesima Autorità e riportato in appendice al presente documento.

 

Il segnalante, a determinate condizioni, non sarà chiamato a rispondere né in sede penale, né civile, né amministrativa anche se la sua segnalazione abbia di per sé violato alcune norme: per es. si pensi alla rivelazione del segreto d’ufficio (punito dall’art. 326 c.p.) o professionale (art. 622 c.p.), alla rivelazione dei segreti scientifici e industriali (art. 623 c.p.), o ancora alla violazione dei doveri di lealtà e fedeltà (art. 2105 c.c.), o alle violazioni in materia di diritto d’autore e privacy.

 

Le condizioni per la non punibilità, tuttavia, operano solo se:

1. il segnalante abbia fondati motivi per ritenere che i fatti rivelati siano veritieri e strettamente connessi con la segnalazione;
2. la segnalazione sia qualificabile come segnalazione whistleblowing: rimarranno punibili invece le condotte relative a segnalazioni non whistleblowing (cfr. paragrafo 2);
3. siano state rispettate tutte le modalità di presentazione della segnalazione illustrate sopra;
4. le rivelazioni non siano state oggetto di illecite acquisizioni di informazioni o documenti.

Eventuali rinunce e transazioni dei diritti e delle tutele del segnalante nelle materie regolate dal presente Regolamento sono valide soltanto se effettuate innanzi all’Autorità Giudiziaria, a seguito di un tentativo obbligatorio di conciliazione, o di accordi di mediazione e conciliazione predisposte in sede sindacale e innanzi agli organi per legge preposti.

Le medesime tutele operano nei casi di segnalazione anonima, a condizione che il segnalante sia stato successivamente identificato.

Le tutele di cui sopra non operano qualora sia accertata la responsabilità penale o civile (a titolo di dolo o colpa grave) del segnalante per fatti di diffamazione e/o calunnia. In entrambe le ipotesi la Società si riserva anche di irrogare al segnalante sanzioni disciplinari.

 

9. Sanzioni per inosservanza della normativa whistleblowing

L’inosservanza delle disposizioni previste dal Decreto e dal presente Regolamento è sanzionata secondo il seguente prospetto, imposto dalla legge (trattasi, in particolare, di sanzioni amministrative pecuniarie).

 

• 1. Sanzioni per il CdA:
• da 10.000 a 50.000 € nel caso in cui non sia stato istituito il canale di segnalazione interna;
• da 10.000 a 50.000 € nel caso in cui non siano state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni o nel caso in cui queste ultime risultino inadeguate.
  2. Sanzioni per il Gestore:
• da 10.000 a 50.000 € nel caso in cui non sia stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.
  3. Sanzioni per il soggetto responsabile della segnalazione:
• da 10.000 a 50.000 € nel caso in cui abbia commesso ritorsioni, abbia ostacolato la segnalazione o tentato di ostacolarla;
• da 10.000 a 50.000 € nel caso in cui abbia violato l’obbligo di riservatezza di cui all’art. 12 del Decreto.
  4. Sanzioni per il segnalante:
• da 500 a 2.500 € quando sia accertata, anche in primo grado, la sua responsabilità civile per diffamazione o calunnia commessi con dolo o colpa grave, ad eccezione dei casi in cui egli sia già stato condannato, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o calunnia.

 

10. La divulgazione del Regolamento

Questo documento è stato trasmesso per e-mail a tutti i dipendenti de La Zolla in data XXX ed oggetto di specifica formazione.

Esso è presente in forma digitale sul sito web de La Zolla ed in forma cartacea è liberamente consultabile presso…